La Ley General de Archivos lo define como: El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Todos los documentos en posesión de los sujetos obligados formaran parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.

Registro Nacional de Archivos

◉ Constancia de refrendo 2026

◉ Constancia de refrendo 2025

Etapas Archivísticas

El flujo documental que se genera en la Secretaría Ejecutiva del Sistema Estatal Anticorrupción, está constituido por tres etapas archivísticas, conforme a lo establecido en el artículo 21 fracción II de la Ley General de Archivos. Estas etapas determinan el tratamiento, organización y conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, y se desarrolla de la siguiente manera:

• Archivo de Trámite: Es aquel integrado por documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas administrativas de la Secretaría. Dado que su consulta es habitual, los documentos deben permanecer en las instalaciones de cada área administrativa, que será responsable de su organización, administración y custodia hasta su transferencia al archivo de concentración, conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
• Archivo de Concentración: Es aquel integrado por documentos transferidos desde las áreas administrativas, cuyo uso y consulta es esporádico. En esta etapa los documentos permanecen en depósito hasta alcanzar su destino final: transferencia al archivo histórico o baja documental, según corresponda.
• Archivo Histórico: Es aquel Integrado por documentos de conservación permanente y de valor histórico, evidencial, informativo o testimonial, relevantes para la memoria institucional de la Secretaría.

El Grupo Interdisciplinario de Archivos, es un equipo de profesionales de la misma Secretaria Ejecutiva del Sistema Estatal Anticorrupción, integrado por los titulares de las diferentes unidades administrativas y en el ámbito de sus atribuciones.

Colaborarán en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el Catálogo de Disposición Documental.

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico, definirá las prioridades de la Secretaría Ejecutiva del Sistema Estatal Anticorrupción integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma contendrá programas de organización y capacitación en gestión documental, estableciendo las estructuras normativas técnicas y metodológicas para la implementación de estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación cometan en los Archivos de Trámite, Concentración e Históricos.

Es el Instrumento que contiene los elementos de planeación, programación evaluación para el desarrollo de los archivos y debe incluir un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos, así como de apertura proactiva de la información, con la finalidad de encaminar acciones de implementación, aplicación y observancia del Sistema Institucional de Archivos (SIA), así como dar cumplimiento con el proceso de elaboración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), que establecen los artículos 23, 24, 25 y 26 de la Ley General de Archivos.

Son los instrumentos que propician la organización, conservación y pronta localización de los archivos en sus tres etapas archivísticas, archivo de trámite, archivo de contrato y archivo histórico, que son, entre otros, el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA), el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) y los Inventarios Documentales.

◉ Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA);

◉ Catálogo de Disposición Documental (CADIDO);

◉ Formato de Inventarios Documentales;

◉ Guía del Archivo Documental; y,

◉ Fichas de Valoración Documental.

◉ Acta de Instalación de las Unidades e Instancias Operadoras de la SESEA;

◉ Acta de Instalación del Grupo Interdisciplinario de Archivos;

◉ Acta de Destrucción de Documentos sin Valor Documental; y

◉ Acta de Transferencia Primaria de Expedientes de Archivo.

◉ Federal

• Ley General de Archivos
• Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos

◉ Estatal

• Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios

◉ Interno

• Reglas de Operación del Grupo Interdisciplinario de Archivos
• Manual de Normas y Procedimientos para la Gestión Integral del Archivo Institucional